1. Onze tarieven

We brengen onze zorg in rekening volgens de prestatiebeschrijvingen en tariefregels van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Voor de meeste behandelingen geldt een maximumtarief dat de NZa vaststelt. Voor behandelingen met een vrij tarief — bijvoorbeeld bepaalde cosmetische prestaties (K-codes) — geldt het tarief van onze praktijk. Dat tarief staat altijd vooraf in je prijsopgave.

2. Prijsopgave vooraf

Schrijven de NZa-regels voor dat we je vooraf een prijsopgave geven? Dan krijg je die van ons. Ook als het niet verplicht is, geven we je bij een uitgebreidere behandeling graag vooraf inzicht in de kosten. Bij orthodontie is de geschatte behandelduur altijd een inschatting en geen toezegging.

3. Een vraag over je factuur

Klopt er iets niet, of begrijp je een post niet? Neem dan binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur contact met ons op. We zoeken het voor je uit en passen de factuur aan als dat nodig is. Deze termijn is bedoeld om het snel recht te kunnen zetten; je verliest je rechten niet als je later aan de bel trekt. Heb je een vraag over de hoogte van je vergoeding? Neem dan contact op met je zorgverzekeraar — daar hebben wij geen inzicht in.

4. Wie betaalt bij kinderen en jongeren

Voor mondzorg die niet uit de basisverzekering wordt vergoed geldt: is de patiënt jonger dan 16 jaar, dan betalen de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger. Is de patiënt 16 of 17 jaar, dan betaalt de patiënt zelf, tenzij de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger ons schriftelijk laten weten dat zij de kosten voldoen.

5. Afzeggen of verzetten

Lukt het niet om te komen? Laat het ons dan minimaal twee werkdagen van tevoren weten. Dat kan telefonisch, per e-mail of via je online afsprakenoverzicht. Tijdig afzeggen kost je niets — en we kunnen dan iemand anders helpen die op een plek wacht.

6. Een afspraak die niet is afgezegd

Zeg je niet of niet op tijd af? Dan is de tijd die we voor je hadden gereserveerd niet meer op te vullen. We kunnen die tijd dan bij je in rekening brengen.

7. Wat dat kost

Voor een niet nagekomen afspraak rekenen we € 3,50 per minuut gereserveerde behandeltijd. Je krijgt daarvoor een aparte factuur. Je zorgverzekeraar vergoedt deze kosten niet. Was er iets waardoor afzeggen echt niet lukte? Neem contact met ons op, dan kijken we er samen naar.

8. Je betaalt binnen 8 dagen

We vragen je de factuur binnen 8 dagen na de factuurdatum te betalen. Laat je de factuur rechtstreeks door je zorgverzekeraar betalen? Dan blijf je zelf verantwoordelijk voor een tijdige betaling.

9. Hoe je betaalt

Betalen kan direct en veilig via de betaallink in je factuurmail. Liever handmatig? Gebruik dan deze betaalgegevens:

Vermeld altijd het betalingskenmerk, dan komt je betaling meteen op de juiste plek terecht.

10. Is de betaaltermijn voorbij?

Dan ben je van rechtswege in verzuim en is een aparte ingebrekestelling niet meer nodig. Je hoort dat altijd eerst van ons — we sturen je nooit zomaar kosten toe.

11. Zo verloopt ons herinneringstraject

Blijft je betaling uit, dan krijg je achtereenvolgens:

• een eerste herinnering — kosteloos, met het verzoek binnen 8 dagen te betalen;
• een tweede herinnering — ook kosteloos, opnieuw met een termijn van 8 dagen;
• een derde herinnering — dit is de wettelijke veertiendagenbrief (artikel 6:96 lid 6 BW). Je krijgt dan 15 dagen na de datum van die brief om alsnog kosteloos te betalen. In die brief staat precies welke incassokosten je verschuldigd bent als je niet op tijd betaalt.

Pas ná die derde herinnering kunnen er kosten bijkomen. Bij elke herinnering kun je bij ons terecht met een vraag of een verzoek om een regeling.

12. Incassokosten en rente

Betaal je ook na de derde herinnering niet? Dan ben je buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Die berekenen we volgens de wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een wettelijk minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Omdat wij zijn vrijgesteld van btw, komt ook de btw over de incassokosten voor jouw rekening. Daarnaast ben je de wettelijke rente verschuldigd (artikel 6:119 BW), gerekend vanaf de vervaldatum van je factuur.

13. Overdracht aan ons incassobureau

Lukt het ook in onderling overleg niet om tot betaling te komen? Dan kunnen we je factuur overdragen aan ons incassobureau of aan een gerechtsdeurwaarder. We laten je dat altijd eerst weten. De kosten daarvan komen voor jouw rekening en kunnen hoog oplopen. We vragen het incassobureau om rekening te houden met het feit dat je patiënt bij ons bent.

14. Een betalingsregeling

Lukt het niet om in één keer te betalen? Neem dan contact met ons op vóórdat de termijn verstrijkt. We zijn daartoe niet verplicht — de wet geeft ons recht op betaling van het hele bedrag ineens (artikel 6:29 BW) — maar in de praktijk denken we graag met je mee. Een betalingsregeling heeft maximaal drie termijnen. Spreken we een regeling af, dan leg je per termijn een vast bedrag op een vaste datum over en krijg je die afspraken van ons op papier. Tip: plan de termijnen meteen in via je eigen bank, dan betaal je altijd op tijd. Over het bedrag dat nog openstaat blijft de wettelijke rente (artikel 6:119 BW) lopen.

15. Betaal je een termijn niet op tijd?

Dan vervalt de regeling automatisch en moet je het volledige openstaande bedrag in één keer betalen. Je krijgt daarvoor 14 dagen de tijd, te rekenen vanaf de dag nadat je ons bericht hebt ontvangen. Daarna kunnen we de incassokosten uit artikel 12 in rekening brengen en je factuur overdragen. Lukt een termijn een keer niet? Laat het ons wéten vóór de betaaldatum. We hebben liever een telefoontje dan een gemiste betaling.

16. Volgorde van je betalingen

Wat je betaalt, boeken we eerst af op de oudste openstaande factuur — ook als je bij je betaling iets anders vermeldt.

17. Behandelen als er nog iets openstaat

Staat er een bedrag open? Dan kunnen we een vervolgbehandeling uitstellen of alleen inplannen als je vooraf betaalt. We doen dat niet zomaar: bij een klein bedrag, bij noodzakelijke zorg of als er haast bij is, behandelen we gewoon. Loopt er een betalingsregeling? Dan stellen we je niet-spoedeisende afspraken uit zolang die regeling loopt. Heb je pijn, een infectie of een andere acute klacht? Dan helpen we je altijd, ook als er nog een factuur openstaat.

18. Je betaalplicht blijft staan

Je moet de factuur ook betalen als je:

• een behandeling tussentijds stopt;
• een klacht indient over je behandeling of over je factuur;
• ons vraagt je dossier over te dragen aan een andere tandarts of mondzorgverlener.

Een klacht nemen we altijd serieus en behandelen we volgens onze klachtenregeling, los van de betaling. Blijkt je factuur achteraf niet te kloppen? Dan corrigeren we die vanzelfsprekend.

19. We factureren zelf

Voor onze administratie, de facturatie en het opvolgen van openstaande betalingen werken we samen met onze softwarepartner Intelly (KvK 12046233). Je krijgt je factuur van ons. Wij blijven altijd zelf verantwoordelijk, dus je kunt bij ons terecht met al je vragen.

20. Ingediend bij je zorgverzekeraar

Waar dat kan, dienen we je factuur direct in bij je zorgverzekeraar. Je vergoeding is dan al verrekend in het bedrag dat voor eigen rekening komt. Kunnen we niet rechtstreeks indienen? Dan krijg je de volledige factuur en kun je die zelf bij je zorgverzekeraar indienen. Kijk in je polis of je daar een vergoeding voor krijgt.

21. Hoe we je berichten

Berichten over je betaling — herinneringen en eventuele incassobrieven — sturen we per e-mail, WhatsApp, sms en/of post.

22. Je gegevens

Onze softwarepartner verwerkt je persoonsgegevens alleen in onze opdracht en op grond van een verwerkersovereenkomst, volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). We delen niet meer gegevens dan voor de facturatie en de betaling nodig is.

23. Wanneer we een voorschot vragen

Bij behandelingen waarvoor we vooraf flinke materiaal- of techniekkosten maken — implantaten, prothesen, kroon- en brugwerk of orthodontie — kunnen we je een voorschot vragen. Zo hoeven we niet voor grote bedragen voor te schieten die al besteld en gemaakt zijn. Ook over het honorarium kunnen we een voorschot vragen: bij een uitgebreide behandeling leggen we daar vooraf veel tijd voor vast.

24. Hoe hoog is het voorschot?

Het voorschot is maximaal het hele bedrag aan materiaal- en techniekkosten uit je offerte, plus ten hoogste 50% van het geoffreerde honorarium. Je krijgt vooraf altijd een schriftelijke offerte volgens de NZa-transparantieregels. Daarin staan de materiaal- en techniekkosten en het honorarium apart, en zie je waar het gevraagde voorschot uit is opgebouwd.

25. Je beslist zelf

Je stemt uitdrukkelijk in met de voorschotregeling bij het aangaan van de behandelovereenkomst. Je bent niet verplicht een voorschot te betalen. Wil je dat niet? Dan is dat nooit een reden om je zorg te weigeren; we bespreken dan samen een andere oplossing.

26. Betaaltermijn van het voorschot

Voor het voorschot krijg je een betaalverzoek met dezelfde termijn van 8 dagen. Zodra het voorschot binnen is, plannen we je behandeling in. Staat een voorschotfactuur open, dan volgen we die op dezelfde manier op als onze andere facturen.

27. Nooit bij spoed

Voor spoedeisende of acute zorg vragen we geen voorschot. Heb je pijn, een infectie of een andere klacht die niet kan wachten? Dan behandelen we je direct, ook als er nog een voorschot of een factuur openstaat.

28. Een voorschot is geen declaratie

Het voorschot is een betaalafspraak tussen jou en onze praktijk en geen declaratie bij je zorgverzekeraar. De behandelingen zelf declareren we apart volgens de NZa-tarieven, ook als je een voorschot hebt betaald. Je krijgt daarvoor een of meer facturen met de prestaties gespecificeerd, die je — voor zover je behandeling vergoed wordt — bij je zorgverzekeraar kunt indienen.

29. De eindafrekening

Is je behandeling klaar? Dan krijg je een eindafrekening. Daarin verrekenen we het betaalde voorschot met het totaal van de in rekening gebrachte prestaties. Heb je te veel betaald, dan storten we het verschil binnen 8 dagen terug — dezelfde termijn die we jou vragen. Een vergoeding van je zorgverzekeraar verandert niets aan wat je aan de praktijk betaalt.

30. Als een bepaling niet geldig is

Blijkt een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig? Dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. We vervangen die bepaling dan in overleg door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling blijft.

31. Toepasselijk recht

Op de behandelovereenkomst en op deze betaalvoorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.